Índice

#1. Introdução

O SisPsico é um sistema de prontuário eletrônico desenvolvido para psicólogos, cuja principal função é a geração e organização completa do prontuário do paciente. A plataforma centraliza todas as informações clínicas em um único ambiente, permitindo registrar e estruturar os dados de forma padronizada.

O prontuário é gerado automaticamente a partir das informações do paciente, da anamnese e da listagem de acompanhamentos/evoluções, reunindo todo o histórico clínico de forma clara e cronológica. Isso garante consistência nos registros e facilita a análise do caso ao longo do tempo.

Além disso, o sistema integra funcionalidades como agenda, modelos de documentos e registros automatizados, reduzindo tarefas manuais e aumentando a produtividade. Dessa forma, o SisPsico permite que o profissional foque no atendimento enquanto o sistema cuida da organização e geração do prontuário.

#2. Pacientes

Apesar do cadastro dos pacientes do SisPsico ser bastante simples, existem alguns macetes que com certeza vão facilitar bastante seu trabalho. Antes de tudo, você deve saber que o cadastro de pacientes é composto pelas informações pessoais do paciente, no caso, as mais comuns, e pelo campo da anamnese, disposto em um editor de texto simples, onde você pode negritar texto, criar listas, alterar a cor da fonte ou do fundo e o que mais você desejar.

Toda a documentação do SisPsico é ilustrada, com imagens reais do sistema e a explicação mais detalhada possível sobre seu funcionamento, para que você possa usufruir do SisPsico em sua capacidade máxima.

2.1. Cadastrando um paciente

Click no menu ao lado esquerdo na opção Paciente > Cadastrar, em seguida você será direcionado para a tela onde você poderá ver o formulário completo do Cadastro de Paciente.

1. O campo Nome é obrigatório, o restante dos campos tem preenchimento opcional;

2. Ao preencher o campo Data de Nascimento, o SisPsico irá calcular a idade na tela de busca de pacientes;

3. Ao preencher o campo Contato, você poderá utilizar o sistema semiautomático de avisos de agendamento via WhatsApp;

4. No campo Tipo de Pagamento, você poderá escolher se deseja que o pagamento seja feito a cada acompanhamento ou de forma mensal. O campo Status do Paciente indica se o paciente está sendo acompanhado ou teve seu tratamento finalizado.

Logo abaixo estão as principais nuances do campo Status do Paciente:

• Não é possível cadastrar novos agendamentos ou acompanhamentos para pacientes inativos;
• Agendamentos e acompanhamentos já cadastrados estarão disponíveis para buscas;
• É possível acessar relatórios mesmo de pacientes inativos.

5. Ao preencher o campo Pagamento, esse valor será automaticamente importado para os acompanhamentos, evitando qualquer digitação de valores.

6. O SisPsico trabalha com modelos de anamnese, esses modelos podem ser importados selecionando o modelo desejado e clicando no botão Inserir Modelo, você também pode colocar o título da anamense, e fazer o preenchimento no editor de texto que fica logo abaixo;

7. Por último e não menos importante, clique no botão Cadastrar.

2.2. Atualizar Paciente

Na tala de atulização de pacientes novas opções são mostradas, já que o paciente já tem um número identificador no banco de dados, na imagem abaixo você pode ler a explicação detalhada sobre essas funcionalidades.

1. Docs. Automáticos é uma função capaz de reutilizar informações já cadastradas dos pacientes e a utilização de modelos pre-definodos, em resumo você pode gerar documentos totalmente automáticos, com auto-preenchimento de nome do paciente, data de agendamento, documentos mais complexos como declaração de comparecimento ou até mesmo contratos etc;

2. É possível cadastrar um agendamento para o paciente direto na tela de Atualização do Paciente;

3. Gerar o prontuário completo do paciente também é uma função do acesso rápido;

4. Tenha a documentação completa do seu paciente, incluindo documentos em Word, Excel, fotos etc.; o melhor de tudo é sem nenhum custo adicional. Obs.: o limite de arquivos está dependente de sua conta do Google Drive, no plano gratuito o limite é de 15 GB, caso o espaço acabe, você poderá pagar para ter mais espaço, ou poderá vincular um novo Gmail com Drive com espaço disponível.

#3. Modelos de Anamneses

Essa opção foi pensada para aqueles profissionais da psicologia que já utilizem uma anamnese, onde facilmente pode ser cadastrada no SisPsico e ser utilizada posteriormente, a utilização desses modelos podem ser feitas através do formulário de cadastro do paciente mencionada no tópico acima.

3.1. Cadastrar Modelo de Anamnese

Ainda no menu Paciente selecione o caminho Paciente > Modelo de Anamneses > Cadastrar, na próxima tela será exibido o Cadastro de Anamnese, ela é composta pelo Nome do Modelo, e o editor de texto que irá receber a anamnese. Ao fazer a digitação, não se esqueça de ir até o final do formulário e clicar em Cadastrar para que a anamnese seja salva.

#4. Agendamentos

O cadastro de agendamentos é uma das funções mais importantes do sistema, pensada para que você psicólogo, possa realizar buscas detalhadas, cadastrar e editar seus registros de forma completa.

Antes de tudo, é necessário ressaltar que só é possível cadastrar um agendamento se houver pelo menos 1 (um) paciente cadastrado no sistema, até porque faz mais sentido se os agendamentos/acompanhamentos estiverem vinculados a um paciente. O cadastro de pacientes é abordado no tópico 2.

4.1. Cadastrar Agendamento

No menu lateral siga o caminho Agendar/Acompanhar > Cadastrar, em seguida você escolherá o paciente que deseja cadastrar através da barra de busca e do botão Selecionar, na próxima tela você verá o formulário completo de Cadastro de Agendamento.

1. Caso haja acompanhamentos com informações sigilosas sobre o paciente, você pode deixar esse acompanhamento privado, e nesse caso esse acompanhamento não será listado no prontuário;

2. Os campos Início e Fim são de preenchimento opcional, mas caso você opte por preenchê-los, o sistema vai fazer verificação de choque de horário;

3. O campo Data é um campo obrigatório e ao preenchê-lo, serão listados os agendamentos daquela data específica;

4. Com o SisPsico você pode cadastrar seus agendamentos tendo acesso total à sua agenda, impedindo que você agende mais do que pode atender, lhe dando um controle total de sua agenda, inclusive para reagendamentos.

5. Caso você tenha preenchido o campo Preço na tela de cadastro ou atualização do paciente, essa informação será importada também para o campo Preço do formulário de agendamentos.

6. O campo Acompanhamento/Observações tem preenchimento opcional, mas você pode preencher com alguma informação que você precise para o ato da realização do acompanhamento.

7. Por último, clique no botão Cadastrar para salvar o agendamento.

4.2. Status do Agendamento

Existem 3 tipos agendamentos, logo abaixo estão descritos com suas respectivas características:

• Agendamento – Pendente: que não foi confirmada a presença do paciente;
• Agendamento – Confirmado: o paciente confirmou a presença;
• Agendamento – Cancelado: o paciente cancelou a consulta.

4.3. Calendário

Além do robusto mecanismo de busca dos agendamentos e acompanhamentos disponibilizados pelo SisPsico disponível no menu Agendar/Acompanhar > Buscar, você também pode visualizar os seus agendamentos em uma espécie de calendário, que mostra os agendamentos por dia, por semana e por mês e ainda faz a contagem de todos os agendamentos. Para acessar essa opção, utilize o menu Ações > Calendário.

Além da disposição dos agendamentos em forma de calendário, ainda é possível ver o conjunto de agendamentos daquele determinado dia e cadastrar novos agendamentos.

#5. Acompanhamentos

No SisPsico um agendamento e um acompanhamento pertencem a mesma tabela, portanto os mesmos se diferenciam apenas pelo seu status, ambos compartilham o mesmo formulário e praticamente as mesmas informações.

5.1. Realizando o Acompanhamento

Basicamente para realizar um Acompanhamento você deve localizar seu devido Agendamento utilizando o rubusto sistema de busca do SisPsico, utilizando as opções abaixo:

1. Navegue pelo menu Agendar/Acompanhar > Buscar;

2. No menu Pagamento, você pode filtrar registros que foram pagos ou não, além de selecionar registros com diferentes formas de pagamento;

3. No campo Status, é possível filtrar registros de Agenddamentos e Acompanhamentos, existem firltros mais gernericos como também existem filtros para obter resultados de busca mais específicos;

4. No campo Intervalo, é possível obter resultados entre datas, se deixado em branco o filtro não será aplicado;

5. Você também pode pesquisar Agendamentos informando o nome do Paciente;

6. Ao encontrar o Agendamento, click no botão que tem o ícone da prancheta, em seguida click na opção Acompanhar.

O registro de Acompanhamento utiliza o mesmo formulário de Agendamentos, mas com algumas pequenas diferenças, confira na imagem abaixo:

1. O campo Status é o mais importante, é justamente ele que você irá alterar o valor para Acompanhamento. Caso você tenha utilizado o formulário de busca de Agendamentos, o valor Acompanhamento já estará selecionado, mas se você chegou a esse registro de outra forma, faça a alteração forma manual clicando na caixa e selecionando o valor Acompanhamento;

2. A Nota é uma informação extremamente importante, ela mostra o status psicológico do paciente naquela sessão, ela varia de 0 a 10, e caso você queira visualizar o tratamento do Pacinete de forma gráfica, utilize o menu Relatórios > Grafico de Acompanhamentos, com essa função você poderá ver a evolução do seu paciente de forma numérica, e obter infomações que podem ser úteis para nortear os futuros acompanhamentos do paciente;

3. Imagine realizar os Acompanhamentos fazendo consultas diretas à Anamnese, com essa função, isso é totalmente possível;

4. O mesmo se aplica aos Acompanhamentos, consultar registros anteriores é uma ótima forma de manter a acurácia histórica do tratamento do seu paciente;

5. Agora o campo Acompanhamento/Observações será preenchido com o texto do Acompanhamento, recomendo fazer registros prontuários, isso facilita bastante na hora de gerar laudos, e outros tipos de documentos relacionados ao paciente;

6. Por último, click no botão Atualizar, para salvar as alterações.

#6. Pagamentos Mensais

Existem pacientes que preferem pagar as despesas do seu tratamento de forma mensal, essa funcionalidade vem justamente para tratar dessa demanda e de outras nuances relacionadas a ela.

6.1. Como utilizar

Primeiramente, é necessário configurar qual paciente terá o tipo de Pagamento Mensal, isso poderá ser feito na tela Atualizar de Paciente mostrada abaixo:

1. Navegue pelo menu Paciente > Buscar;

2. Selecione o paciente, em seguida, click no botão de edição para ir para a tela de Atualizar Paciente;

3. No tópico Outras Informações, você encontrará o campo Tipo de Pagamento que por padrão estará selecionado com a opção Agendamento/Acompanhamento, click no mesmo e altere para a opção Pagamentos Mensais, atualize o formulário para salvar a alteração.

Quando você cadastrar um Pagamento Mensal para um paciente, função tratada no tópico abaixo, sua data de validade será monitorada pelo sistema, e caso haja um paciente com pagamento com data vencida ou inexistente, o lembrete será exibido como mostra a imagem abaixo:

Esse lembrete não tem função de bloqueio, mas sim somente como aviso, para que você possa ter mais controle sobre pacientes com Pagamentos Mensais expirados ou inexistentes.

6.2. Cadastrando Pagamentos Mensais

O cadastro de Pagamentos Mensais seguem o mesmo padrão do cadastro de Agendamentos/Acompanhamentos.

1. Navegue pelo menu Pacientes > Pagamentos Mensais > Cadastrar. A tela de seleção de pacientes será mostrada. Faça a escolha do paciente que você deseja para prosseguir para a tela de cadastro.

2. Faça o preenchimento do campo do Valor, com a quantia da mensalidade;

3. Informe o campo da dasto do cadastro;

4. O mais importante é o campo de Validade, que como o próprio nome já diz, indica até quando aquele pagamento será válido, e por último, click no botão Cadastrar.

#7. Anotações

Muitas vezes é necessário ter informções antecipadas para realizar os acompanhamentos de forma mais eficiênte, as anotações vem justamente para essa questão, apoiar os acompanhamentos diários com informações ou lembretes úteis, que em sua ausência, pode comprometer a qualidade do atendimento.

7.1. Como utilizar

Ao cadastrar uma Anotação, a mesma será exibida no menu Agendar/Acompanhar > Buscar quando for selecionado um dia específico nos campos Intervalo.

1. Navegue pelo menu Agendar/Acompanhar > Buscar;

2. Lembre-se que as anotações só serão exidias ao informar um dia específico em ambos os campos setados;

3. Essa são as anotações, eles são tipificadas entre Observação Clínica, Pagamentos etc.

7.2. Cadastrando uma Anotação

Para fazer o cadastro basta utilizar o menu Agendar/Acompanhar > Anotações > Cadastrar e fazer o preenchimento dos campos, observando sempre o campo Data, que é justamente onde a anotação será exibida.

1. Navegue até o menu Agendar/Acompanhar > Anotações > Buscar;

2. O campo Tipo você escolhe para qual fim aquela anotação se categoriza;

3. A Data é o que define quando aquela anotação será exibida na tela de buscas de Agendamentos/Acompanhamentos;

4. Preencha o conteúdo da anotação;

5. Finalize clicando no botão Cadastrar para salvar o registro.

#8. Ativos e Passivos

Os ativos e passivos estão ligados à questão financeira do seu negócio, como é bem sugestivo, os ativos são aqueles tipos de receitas onde existe a entrada de dinheiro, por exemplo, o recebimento de aluguel de imóvel ou algum outro tipo de recebimento de capital. Já os passivos referem-se às despesas, ou seja, o pagamento de uma conta de energia, internet etc.

8.1. Cadastrando um ativo ou passivo

1. Utilize o menu Ativos/Passivos > Cadastrar;

2. No campo Valor você deve informar uma quantia positiva em caso de cadastro de Ativo, e uma quantia negativa em caso de cadastro de Passivo;

3. Informe a Data do registro;

4. Descreva a descrição do registro;

5. Para salvar o registro, click no botão Cadastrar.

#9. Recepcionista

Também existe o perfil do recepcionista, onde é possível cadastrar pacientes e cadastrar os agendamentos. O recepcionista não tem acesso ao texto da anamnese, e muito menos ao texto dos acompanhamentos, esse é um tipo de perfil limita-se a cadastrar as informações pessoais dos pacientes e a cadastrar as informações dos agendamentos, como hora e início e hora de fim da sessão, valor e se a sessão está paga ou não. Esse perfil também tem acesso aos dados financeiros.

9.1. Cadastrando Recepcionista

1. Navegue até o menu Recepcionista > Cadastrar;

2. Informe o nome do Recepcionista ou Secretária, assim como você deseje chamar;

3. Entre com o E-mail para login posterior na área do recepcionista localizada na página inicial do SisPsico;

4. Click no botão Cadastrar para salvar o registro.

#10. Docs. Automáticos

É desmotivante preencher documentos de pacientes que mudam apenas nome e outras informações que você já digitou ou escreveu, pensando em evitar o re-trabalho, o SisPsico dispõe da ferramenta Docs. Automáticos, essa função utiliza as informações já cadastradas no banco de dados do sistema, para realizar o autopreenchimento dos documentos.

10.1. Como cadastrar um Modelo de Documento

1. Utilize o menu Docs Automáticos > Cadastrar;

2. O campo Tipo faz referencia ao local que você irá utilizar o modelo, por exemplo, se você seja uma declaração de comparecimento então você deve selecionar o Tipo Agendamento/Acompanhamento, até por que a declaração irá trazer as informações do Acompanhamento realizado, para o Tipo Paciente você pode cadastrar modelos de contrato e etc, logo abixo estão alguns exemplos de como você pode tipar:

• Tipo: Agendamento/Acompanhamento
  • Recibo;
  • Comprovante de comparecimento;
• Tipo: Paciente
  • Contrato;
  • Laudo;
• Notificações:
  • Aviso para o paciente confirmar o comparecimento ao acompanhamento;

3. Digite o nome do modelo;

4. Click no botão Cadastrar para salvar o modelo.

10.2. Palavras Reservadas

O grande segredo para a geração dos documentos são as Palavras Reservadas elas começam com o caracter @(arroba), e são substituidas pelas suas respectivas informações no ato da criação dos documentos, exemplo: se utilizando a palavra @paciente(nome) isso será substituido pelo nome do paciente ao gerar um documento.

10.3. Como utilizar as Palavras Reservadas

Na imagem abaixo você encontrará um modelo de Aviso de Agendamento já pronto, e abaixo do formulário está disponível todas as Palavras Reservadas e seus devidos usos:

1. Escolha a Palavra Reservada que você deseja utilizar em seu modelo e click o ícone copiar mostrado na seta;

2. Utilize o atalho no seu teclado Crtl+V para colar a Palavra Reservada;

3. Ao finalizar seu modelo click no botão Atualizar;

10.4. Gerando documentos

Existem 3 Telas onde você poderá utilizar os modelos, logo abaixo estão listados os locais e seus devidos caminhos:

• Tela Atualizar Pacientes: Pacientes > Buscar escolha um paciente e click no botão Editar;
• Tela Atualizar Agendamentos/Acompanhamentos: Agendar/Acompanhar > Buscar selecione uma das opções mostradas no ícone da prancheta de qualquer registro;
• Tela Buscar Agendamentos/Acompanhamentos: Agendar/Acompanhar > Buscar utilize o ícone do Telefone para utilizar o modelo de Notificações.

10.5. Exemplos de utilização dos modelos

Logo abaixo estarão exemplificados os 3 tipos de uso da ferramenta Docs Automáticos.

10.5.1. Modelos para o tipo Paciente

No exemplo a seguir iremos gerar um contrato para um paciente, antes de tudo estarei utilizando o menu Paciente > Buscar, vou escolher um paciente e clicar no botão Editar.

Na tela Atualizar Paciente temos as opções abaixo:

1. O campo Docs Automáticos irá listar o conjunto de modelos tipados para Paciente, selecione o que você deseja;

2. Click no botão Gerar para prosseguir à próxima tela onde você terá seu documento gerado de forma automática.

Logo abaixo está o documento gerado com um modelo de contrato do tipo Paciente, note que as setas apontam para informações que foram auto-preenchidas com as informações já condidas no sistema:

10.5.2. Modelos para o tipo Agendamento/Acompanhamento

Temos que navegar até a tela de Atualizar Agendamento/Acompanhamento, siga o passo a passo mostrado abaixo:

1. Navegue pelo menu Agendar/Acompanhar > Buscar;

2. Localize o registro ao qual você quer gerar o documento, em seguida click na prancheta e em uma das opções disponíveis da lista;

1. Selecione o modelo que você deseja;

2. Click no botão Gerar.

A seguir, temos um Recibo gerado automaticamente utilizando as informações do acompanhamento que foram digitadas anteriormente:

10.5.3. Modelos para o tipo Notificações

Esse modelo é utilizado quando você quer avisar ou confirmar a presença do seu paciente ao acompanhamento. Essa função oferece um modelo padronizado de mensagem que traz todas as informações do agendamento. A única coisa que você tem que fazer é enviar a mensagem. O envio é feito pelo WhatsApp, e pode ser feito pelo computador ou pelo smartphone, ressaltando que pelo smartphone é bem mais rápido. Logo abaixo está o passo a passo de como é feito pelo computador:

1. Utilize o menu Agendar/Acompanhar > Buscar;

2. Click na prancheta e no dropdown acima click no título da notificação de você cadastrou.

Note que a mensagem de aviso do agendamento está totalmente preenchida com as informações necessárias, não existe necessidade de digitar mais nada, tudo que você tem que fazer é, enviar usando o botão ao lado direito do campo de mensagens do WhatsApp, e voltar utilizando os botões de navegação do próprio smartphone ou computador.

O link na mensagem é uma função que está sendo construída para que o próprio paciente possa confirmar o agendamento fazendo login no SisPsico, talvez quando você estiver lendo esse tutorial, essa função já esteja pronta.

Observação: utilizando o smartphone, você deve conseguir avisar toda sua agenda em menos de 5 minutos, sendo bem pessimista, se você tiver mais agilidade, é possível fazer em 2 minutos ou menos.

#11. Relatórios

Logo abaixo estão os relatórios disponíveis no SisPsico, esperamos que sejam úteis para que você psicólogo, possa tomar decisões com base nessas informações, e assim otimizar a evolução do tratamento do seu paciente.

11.1. Gráfico de Acompanhamentos

Essa função foi pensada para nortear o psicólogo dispondo de uma visão quantitativa do decorrer do tratamento do paciente, isso se dá através da exibição das notas preenchidas no formulário de cada acompanhamento.

11.2. Prontuário

Para gerar o prontuário é necessário que o paciente tenha pelo menos um acompanhamento realizado, depois de cumprir esse requisito, vá até o menu Relatório > Prontuário > Individual, busque o paciente e em seguida click no botão Gerar Prontuário.

11.3. Balancete Mensal e Anual

Os balancetes do SisPsico são compostos pelos ativos e passivos e também pelo campo Valor, disposto no formulário de acompanhamento, e podem ser encontrados no menu Relatórios.

11.4. Relatório Mensal de Ações

Talvez você, profissional da psicologia, já tenha se perguntado sobre a sua produtividade, pois bem, através do menu Relatório > Relatório Mensal de Ações, você verá o total de pacientes adquiridos naquele mês, o somatório de acompanhamentos realizados juntamente com a receita gerada e a listagem de ativos e passivos.